『99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ 』から

『99%の人がしていない たった1%の仕事のコツ 』には、基本的なことはもちろん、リーダーや上司の立場の人向けの内容も書かれている。そのポイントを本文を引用しながら整理しておきたい。
＜ポイント＞
1　 自信があるかのようにふるまう
　「すみません、まだ準備不足なのですが」とか「うまく言えないのですが」という言い訳をしてしまうことってありませんか。実はこれ、確実に逆効果です。無意識にこうした枕詞を習慣として使っているなら、今すぐやめるべきでしょう。
　正解は『上司に報告するときや何かを提出するときはもちろん、プレゼンなどでも同様ですね。』（P.14）「言い訳」は必要のない、ムダな情報です。それを言うことでかえって印象が悪くなります。気をつけたいのである。
2. まず聞かれたことを答える
　「それで、◯◯さんにアポイントは取れたの？」という質問を受けたら、あなたはどう答えていますか。このとき「◯◯さん出張らしいんですよ」などと、理由や背景から返事をしてしまう人が多いのではないでしょうか。
　正解は『この場合、まず「取れていません」と聞かれたことに直接答えてから、その理由や背景を説明すべきです。』（P.18）あたりまえのことなのだが、意外とできていないことが多いもの。
3. 先に要点を伝える
　会議などで発言する場合も、上記2と同様、まず一番大事なことを伝える。「私は反対です。なぜなら……」「◯◯について承認をもらいにきました。背景は……」といった具合です。『話が長かったり、要点がわからないと、相手がイライラしますよ。』（P.51）「要するに何？！」と、上司をイライラさせないよう、まず要点・結論を言うことがポイント。これはメールでも同様。結論が先。「ＹＥＳ」か「ＮＯ」か先に言え。
4. 議事録は当日出す
　慣れないうちはどうしても議事録作成に時間がかかってしまいがち。しかし時間をかければそれだけ、記憶があいまいになる。会議をしながらパソコンで議事録を作成。それをプロジェクタでリアルタイムで映し出し、全員で内容確認しながら会議を進める。会議が終わったら議事録が完成している。あとはそれを送るだけという方法。あとで上司にチェックしてもらったりする必要もなく、時間短縮になる。パソコンは無理でもノートに発言内容をポイントにして書くこと。ただし、結論なり、合意点がなければ単なるメモにすぎない。
5. すぐやる
　『バカでも年収1000万円 』という本に「超速行動」という話がある。スピードは、それだけで「強烈なメッセージ」になる。『メールしたらすぐに連絡が返ってきた。』（P.59）依頼したものがすぐできあがってきた。そういうとき、驚きと共に感動がある。「すぐやる」だけで、相手に良い印象を与えられる。
６．メールの件名で中身がわかるよう工夫する
　「◯◯会議について」は×で、 「資料請求：◯◯会議」は○である。避けたいのは、「〜について」といった件名です。これでは会議の議題連絡なのか、議事録送付なのか、資料請求なのか、会議がキャンセルになったのか、受信者はメールを開けるまでわからない。『毎日たくさんのメールが届く人は、メールの件名でどれを優先して読むか判断』（P.63）。件名だけで中身がわかるよう工夫する。また、頭に【緊急】、【要返信】、【業務外】など入れておけば、受け取った相手は判断しやすい。
7. 「すみません」より「ありがとうございます」
「すみません」が口ぐせになっている人がいる。私にもその傾向大である。謝るときの「すみません」は良いが、そうでないときにも言ってしまいがち。お礼の場合は「すみません」のかわりに「ありがとう」と言いましょう。たとえば、ミスを先輩がフォローしてくれたときは「すみません」ではなく「ありがとうございます」です。言われた方は、そのほうが気持ちが良いでしょう。他にも、否定じゃないのに「いや、〜」「逆に、〜」というのがクセになっているを繰り返しがち。